GHID. Cum închiriem un sediu la început de drum în afaceri

• Care sunt primii pasi pentru inchirierea primul spatiu de birou?

• Cum determinam nevoile de spatiu? Cand incepem cautarile?

• Ce implica un plan imobiliar care sa sustina planurile de business?

• Ce solutii alternative exista la spatiul de birou clasic?

• Care sunt costurile din capitala?

Primii pasi pentru inchirierea unui spatiu de lucru: ce trebuie sa stie orice antreprenor

Cunoasterea obiectivelor de business si a celor imobiliare sunt pasi esentiali in gasirea sediului potrivit. inceputurile antreprenoriatului ascund adesea capcane de buget si cheltuieli. Iata cateva sfaturi de care orice antreprenor ar trebui sa tina cont cand incepe cautarea unui sediu, pentru a nu cadea in mirajul entuziasmului de inceput de proiect:

1. Estimarea corecta a timpului de cautare

Desi pare usor si relativ rapid sa incepi o cautare a locatiilor potrivite, este o activitate care necesita resurse mari de timp, si o etapa pe care majoritatea start-up-urilor o subestimeaza. Sfaturile unui consilier imobiliar nu doar ca pot scuti mult timp din cautare, dar contribuie si la o buna selectie initiala a locatiilor, evitandu-se astfel timpul pierdut cu negocierile nereusite.

Pana la gasirea unui spatiu permanent de birou, echipa unui start-up poate incerca un abonament pentru spatiu de lucru la comun, cum ar fi de exemplu intr-un hub sau intr-un incubator, care se obtine in mai putin de o luna. in schimb, daca este vorba despre spatii de inchiriat pentru propriul birou, cautarea ar trebui sa inceapa cu 4-6 luni inainte, aceasta fiind durata medie pentru gasirea unui spatiu potrivit.

Conditiile de negociere, obtinerea documentelor necesare, rezolvarea problemelor de logistica, conditiile pietei, disponibilitatea locatiilor, toate sunt aspecte care trebuie corelate si care pot determina o perioada mai lunga de asteptare.

2. Setarea unui buget ferm

Chiar daca pare a fi un sediu atractiv, daca depaseste bugetul nu este neaparat si potrivit. Depasirea bugetului are riscul cel mai mare de a deveni o problema chiar si pe termen scurt.

"Nu este recomandat sa ne axam neaparat pe pretul pe metru patrat; o abordare mai eficienta este sa determinam din start care este bugetul pentru chirie si pentru costurile aferente, incluzand utilitati, costuri de mentenanta, imbunatatiri, asigurare si mobila, sau alte eventuale taxe de birou." recomanda George David, fondatorul Galaxy Imob.

Concentrarea pe solutiile care se incadreaza in buget vor ajuta rafinarea cautarilor intr-o lista cu diverse optiuni mai usor de comparat, reducand astfel timpul de cautare.

3. Accesibilitatea locatiei si facilitatile disponibile

Chiar daca biroul perfect poate parea a fi cel mai aproape de casa, sau cel de la etajul zece al unui turn din sticla cu o priveliste minunata, daca nu tine cont de resursele si necesitatile de care ai nevoie, nu este alegerea potrivita.

Zona in care este inchiriat spaţiul trebuie sa corespunda targetului specific business-ului tau. Atat angajatii cat si partenerii sau clientii trebuie sa ajunga usor la sediu si sa aiba la indemana solutii de transport sau facilitati precum parcare si paza.

Se recomanda studierea spatiilor de parcare inainte de a lua o decizie, mai ales daca angajatii se bazeaza pe masina pentru a veni la birou. Evitati zonele in care parcarea este dificila sau prea costisitoare, care va deveni in scurt timp un inconvenient major atat pentru angajati cat si pentru clienti.

Avantajele si dezavantajele diferitelor zone pot de asemenea reprezenta factori decisivi.

Aproape orice business owner isi doreste ca sediul companiei sale sa fie intr-o zona centrala, nu doar pentru prestigiul asociat unui astfel de locatii ci si pentru avantajele logistice. Costurile, insa, nu sunt mereu foarte accesibile, mai ales pentru un start-up. Zona centrala este cea mai dorita, dar ascunde inconveniente.

Nici in ceea ce priveste cerintele si nevoile unui business nu este absolut esentiala locatia intr-o zona centrala. Chiar daca exista optiuni pentru transportul in comun, un avantaj pentru angajati, si acces usor la alte servicii (banci, restaurante, magazine din apropiere), traficul creat la orele de varf si locurile limitate de parcare se pot dovedi impedimente pentru aceasta zona. Daca start-up-ul nu presupune interactiunea directa cu publicul, sau relatiile cu partenerii nu presupun intalniri directe sau regulate, alegerea unui spatiu de lucru intr-o zona centrala nu este justificata.

4. Planurile de crestere si conditiile contractuale

Durata contractului de inchiriere si depozitul financiar cerut in avans sunt puncte importante in alegerea primului sediu. Proprietarii cer de obicei semnarea unui contract de inchiriere pentru o perioada de 2 pana la 3 ani si un avans de pana la 6 luni.

Semneaza un contract de inchiriere care este in concordanta cu planurile de afaceri. Sfaturile unui agent imobiliar care intelege pe deplin nevoile unui start-up si este familiar cu dinamica pietei poate recomanda cele mai bune solutii pentru fiecare tip de business.

"Printre cei mai importanti termeni de negociat pentru un start-up sunt cei de intrerupere a contractului si drepturile de crestere a spatiului, mai ales daca se afla intr-o cladire care permite acest lucru. Negocierea acestor termeni este posibila daca start-up-ul este in stare sa isi prezinte compania in cea mai buna lumina din punct de vedere financiar, sau sa se "vanda" proprietarilor. Fiti pregatiti sa aratati referinte financiare si recomandari." - adauga Mihaela Damian, consilier imobiliar in cadrul Galaxy Imob.

Orice start-up isi propune sa creasca, insa mutarile sunt intreruperi majore in ritmul unui business. Cresterea intr-un spatiu adiacent, deja existent, este cea mai recomandata optiune, asa ca orientarea catre o cladire care permite acest lucru reprezinta un avantaj. Daca la cateva luni de la semnarea contractului spatiul se dovedeste prea mic pentru nevoile de extindere ale companiei, cautarea unei alte locatii trebuie reluata, insemnand resurse financiare pierdute, complicatii legale si adeseori pierderea avansului.

5. Estimarea spatiului si configurarea lui optima

In alegerea spatiului adecvat trebuie sa se tina cont si de tipul de business si mediul de lucru pe care startup-ul il urmareste. Pentru fiecare optiune exista o solutie dinamica, de la spatiu de lucru deschis, care stimuleaza creativitatea, pana la spatiile private, bine-definite, care incurajeaza confidentialitatea discutiilor.

Layoutul de birou pe care il alegem trebuie sa sustina cerintele business-ului. Start-up-urile tech sau cele creative apeleaza in general la spatii deschise, pentru a cultiva o atmosfera in care ideile cresc prin colaborare si in care sa existe sinergie intre toate rolurile ocupate in companie. Spatiile deschise au un aspect modern, iar lipsa impartirii poate imbunatati comunicarea operationala si relatiile intre angajati.

In schimb, start-up-urile cu accent pe consultanta inchiriaza spatii mai intime, cu o delimitare a spatiilor mai evidenta, si in care intalnirile cu clientii pot decurge in spatele usilor inchise, pentru mai multa confidentialitate.

"Configuratia birourilor s-a schimbat dramatic fata de ce exista pe piata acum 10 ani. Spatiile open space au inlocuit conceptul de cubicle, iar anumite parti clasice ale biroului s-au demodat si au disparut, cum este cazul spatiului de receptie si a zonei de asteptare. Ineficiente s-au dovedit a fi si salile de conferinta foarte mari" spune Letitia Birziche, specialist in inchirierea spatiilor de birouri la Galaxy Imob.

"Au aparut in schimb spatiile de relaxare care prevad zone unde se poate juca fussball, ping-pong, darts, jocuri video si alte activitati sportive." Media generala europeana pentru spatiul de birou alocat unui angajat este de 10 mp. In functie de activitatea start-up-ului, suprafata inchiriabila poate varia intre 7 si 20 mp/angajat, suprafata ce include spatiul de birou si o cota parte din spatiile comune. Ce alte optiuni de birou exista?

Co-working: Optiunile de spatiu de birou creative

Spatiile de lucru in comun, in care startupuri diferite lucreaza impreuna in acelasi birou, pot fi solutii simple pentru antreprenori la inceput de drum. Pentru un model de start-up care nu necesita un spatiu mare de lucru sau spatiu de depozitare, care nu are multi angajati si resurse, sau care nu planuieste sa se extinda imediat, solutia unui astfel de mod de lucru comun poate fi cea mai potrivita.

Si in Bucuresti sunt disponibile astfel de spatii de lucru in comun, care taxeaza la numar de ore, zile sau luni, hub-uri in care startup-uri si freelanceri din diverse domenii se intalnesc pentru a lucra impreuna intr-un mediu oficial.

Membrii obisnuiti ai unui astfel de loc sunt freelanceri, consultanti, si start-upuri din domenii legate de IT, tehnologie, comunicare si design. Contractul de inchiriere pentru astfel de spatii creative, de tip hub sau incubator, este de fapt un "abonament" lunar, foarte flexibil in ceea ce priveste durata.

Tarifele variaza intre 35 de euro si ajung pana la 150 de euro, in functie de perioada, de numarul de ore dorite si de facilitatile solicitate. Conceptul de birou la comun vine si cu dezavantaje, printre care lipsa unui mediu privat pentru discutii, training-uri si intalniri. Un alt dezavantaj este lipsa spatiului de depozitare a documentelor si a computerelor de lucru.

In functie de tipul de business in care se activeaza si de gradul de securitate si confidentialitate impus de clienti, un spatiu de co-working poate prezenta dificultati. Transportul unor astfel de documente sau a unui laptop se poate dovedi ineficient si nerecomandat din cauza riscului de accidente. Credibilitatea intalnirilor cu clientii poate suferi si ea, mai ales daca start-up-ul se bazeaza pe consultanta.

Business Centre

Pentru un start-up care are nevoie de propriul spatiu de lucru exista solutia inchirierii unui spatiu intr-un centru de afaceri. Desi costul poate fi mai ridicat, solutiile de logistica ale unui astfel de spatiu sunt deja integrate, ceea ce poate scuti mult timp si cheltuieli cu contractarea furnizorilor si rezolvarea unor astfel de detalii.

Solutii pentru startupurile din Bucuresti

Pentru antreprenorii din Bucuresti exista solutii accesibile in diverse zone. In functie de distanta fata de centru, costul chiriilor scade si apar avantaje precum locuri de parcare sau evitarea aglomeratiei de la orele de varf. Zona de vest a capitalei cu cartierele Drumul Taberei, Crangasi si Militari este cea mai accesibila pentru costul chiriilor. Lipseste insa accesul la metrou in unele cartiere, ceea ce poate fi un dezavantaj din punct de vedere al transportului.

Zona de est este la polul opus, fiind considerata „zona metrourilor" datorita numeroaselor statii de metrou din zona Iancului, Piata Muncii, Obor sau stefan cel Mare.

Zona de sud, Tineretului si Timpuri noi este avantajata de proximitatea cu Piata Unirii si accesul relativ rapid catre zona centrala. Statiile de metrou si numeroasele solutii pentru transportul in comun sunt alte avantaje ale acestei zone din capitala.

Zona de nord este specifica pentru corporatiile mari si ofera numeroase solutii de Business Centre si executive office suits.

Costurile in functie de zona

In Bucureşti, inchirierea unui spaţiu de birou porneşte de la 3.5 euro/mp şi ajunge, in medie, pana la 17 euro/mp + TVA. De exemplu, intr-o cladire de birouri situata in sectorul 3, langa Mall Vitan, un spaţiu se inchiriaza cu 9 euro/mp + TVA, in timp ce intr-o cladire de lux din nordul Bucurestiului, un spaţiu de birou se poate inchiria şi cu 27 de euro/mp + TVA.

Nu cauta de unul singur solutii

Inainte de de a demara orice fel de proceduri de inchiriere, chiar de cand te gandesti sa cauti un spatiu, apeleaza la expertiza si sfaturile unui agent imobiliar care te poate ghida pe parcursul intregului proces. Este un moment in care resursele sunt limitate si gestionarea lor corespunzatoare poate fi decisiva pentru succes. Nu te grabi daca procedurile de negociere nu decurg asa cum vrei. Fii sigur ca ai explorat pe deplin toate alternativele, si iti uram succes in continuare!

  Fiți la curent cu ultimele noutăți. Urmăriți DCNews și pe Google News